Zpracovatelská smlouva. Údaje vašich klientů v bezpečí.

Smluvní strany

1.1 Tato smlouva o zpracování osobních údajů (dále jen „Smlouva“) je nedílnou součástí smlouvy o využívání služby RezervaceBezLegrace.cz uzavřené dle Obchodních podmínek (dále jen „OP“). Zákazník s ní vyslovuje souhlas odesláním objednávky.

1.2 Správcem osobních údajů je Zákazník dle OP — provozovatel salonu, který Službu využívá (dále jen „Správce“).

1.3 Zpracovatelem osobních údajů je:

1.4 Pojmy použité v této Smlouvě mají význam dle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR) a dle OP.

Předmět a doba zpracování

2.1 Zpracovatel zpracovává jménem Správce osobní údaje v rozsahu nezbytném k poskytování Služby dle OP, tj. k provozu webové prezentace salonu, online rezervací, administrace a k zasílání potvrzovacích e-mailů a SMS upomínek klientům salonu.

2.2 Zpracování probíhá po dobu trvání smlouvy o využívání Služby a dále po dobu nezbytnou k vrácení nebo výmazu údajů dle čl. 9.

Povaha a účel zpracování

3.1 Zpracování zahrnuje zejména shromažďování údajů prostřednictvím rezervačního formuláře, jejich uložení, uspořádání, zobrazení v administraci, použití pro zasílání oznámení a upomínek, zálohování, export, anonymizaci a výmaz.

3.2 Účelem zpracování je správa rezervací klientů salonu, komunikace s nimi ohledně jejich termínů a vedení přehledu o návštěvách pro potřeby Správce.

Kategorie subjektů a osobních údajů

Klienti salonu

jméno a příjmení, e-mailová adresa, telefonní číslo, údaje o rezervacích (termín, služba, pracovník, cena, stav, poznámka), historie návštěv a souhlas se zasíláním SMS upomínek.

Pracovníci salonu

jméno, e-mailová adresa, profilová fotografie, krátký popis, pracovní doba, nepřítomnost a přihlašovací údaje do administrace.

Povinnosti Zpracovatele

Zpracovatel se zavazuje:

• 5.1 zpracovávat osobní údaje pouze na základě doložených pokynů Správce; pokyny Správce jsou OP, tato Smlouva a nastavení Služby provedená Správcem v administraci. Pokud je Zpracovatel přesvědčen, že pokyn porušuje právní předpisy, neprodleně na to Správce upozorní;
• 5.2 zajistit, aby se osoby oprávněné zpracovávat osobní údaje zavázaly k mlčenlivosti;
• 5.3 přijmout vhodná technická a organizační opatření dle čl. 32 GDPR, zejména šifrované spojení (HTTPS), oddělení dat jednotlivých salonů, řízení přístupu podle rolí (Majitel / Pracovník), pravidelné zálohování a průběžnou aktualizaci software;
• 5.4 být Správci nápomocen při plnění povinnosti reagovat na žádosti subjektů údajů; administrace Služby k tomu obsahuje nástroje pro export dat a anonymizaci klienta;
• 5.5 být Správci nápomocen při zajišťování souladu s povinnostmi dle čl. 32 až 36 GDPR, s ohledem na povahu zpracování a informace, které má k dispozici;
• 5.6 oznámit Správci porušení zabezpečení osobních údajů bez zbytečného odkladu, nejpozději do 48 hodin od jeho zjištění, a poskytnout mu informace potřebné k jeho ohlášení dozorovému úřadu;
• 5.7 poskytnout Správci informace potřebné k doložení splnění povinností dle čl. 28 GDPR a umožnit audit. Audit je Správce povinen oznámit nejméně 30 dní předem, lze jej provést nejvýše jednou ročně a jeho náklady nese Správce.

Další zpracovatelé

6.1 Správce uděluje Zpracovateli obecné povolení k zapojení dalších zpracovatelů. V současnosti Zpracovatel využívá:

SMSbrána.cz

odesílání SMS upomínek klientům salonu (telefonní číslo a text zprávy).

Contabo GmbH (Německo)

serverová infrastruktura, na které běží Služba, a ukládání záloh.

ImprovMX Incorporated (USA)

doručování e-mailů klientům salonu (potvrzení, změny a zrušení rezervací); předávání mimo EHP je zajištěno standardními smluvními doložkami (čl. 7).

6.2 O zamýšlené změně dalších zpracovatelů informuje Zpracovatel Správce e-mailem nejméně 14 dní předem. Správce může proti změně vznést námitku; nedojde-li k dohodě, je Správce oprávněn smlouvu vypovědět dle čl. 11.2 OP.

6.3 Zpracovatel uloží dalším zpracovatelům stejné povinnosti na ochranu osobních údajů, jaké má sám dle této Smlouvy.

Předávání mimo EU

7.1 Zpracovatel nepředává osobní údaje klientů salonu mimo Evropský hospodářský prostor, ledaže zajistí odpovídající záruky dle kapitoly V GDPR (zejména rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně nebo standardní smluvní doložky).

Povinnosti Správce

Správce odpovídá za to, že:

• 8.1 má pro zpracování osobních údajů svých klientů a pracovníků platný právní titul, zejména pro zasílání SMS upomínek;
• 8.2 informuje své klienty o zpracování jejich osobních údajů dle čl. 13 GDPR;
• 8.3 údaje vkládané do Služby jsou přesné a nezbytné pro daný účel;
• 8.4 přístup do administrace udělí jen osobám, které jej potřebují, a zajistí ochranu přihlašovacích údajů.

Ukončení zpracování

9.1 Po ukončení smlouvy o využívání Služby Zpracovatel osobní údaje uchovává, aby si je Správce mohl kdykoli exportovat v administraci a případně Službu obnovit (dle čl. 11.4.2 OP).

9.2 Na žádost Správce Zpracovatel osobní údaje do 30 dní trvale vymaže, nestanoví-li právní předpis povinnost je uchovávat. Údaje obsažené v zálohách jsou vymazány v rámci běžného cyklu jejich rotace.

Závěrečná ustanovení

10.1 Tato Smlouva je účinná po dobu trvání smlouvy o využívání Služby a dále do splnění povinností dle čl. 9.

10.2 Na odpovědnost smluvních stran se přiměřeně použije čl. 10.3 OP, nestanoví-li právní předpis jinak.

10.3 Pro změny této Smlouvy platí obdobně čl. 13 OP.

10.4 Tato Smlouva se řídí právním řádem České republiky.